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システム手帳は書き込んだりプリントした資料を挟み込んだりするとすぐに一杯になってしまいます｡
僕は25mmのリング径を使っていますが,小物入れに使えるリフィルなども挟んでいるのでもうすでにいっぱいいっぱいです｡
そこで手帳の中身をカテゴリ別に分けたときにいらないリフィルを外しました｡
そのリフィルはどうしましょう?
捨てましょうか?
いえ,まだ必要かそうでないかはわかりません｡
そこで｢保存｣という選択肢を選びました｡
どうやって保存しましょうか?
以下の3つが使えると思います｡
- 袋(クリアファイル)
- プラスチックのファイルボックス
- 保存用のバインダー
では一つ一つ検討してみましょう｡
まずは袋(クリアファイル)から｡
袋式とは袋(A4の用紙が入るくらいの大きさ,角2型封筒といいます)の中に必要な資料を入れて保管する方法です｡
これを最初に提唱したのは,山根一眞さんだとおもいますが,僕はこの方の著作を読んだことがないのでよくわかりません｡
それとほぼ同じ時期に経済学者の野口悠紀雄さんが『｢超｣整理法』という本で『押し出しファイリング』の名前でこの袋式を紹介しています｡
僕が現在使っているファイリングシステムはこの『押し出しファイリング』です(『押し出しファイリング』については著作を読まれるか,ネット上で検索するとわかると思いますのでここでは詳しく説明しません)｡
この袋の中にシステム手帳のリフィルを入れて保存するとどうなるのでしょう?
書類封筒ですから,中身が見えません｡中身が見えないということは中に何が入っているのかわかりません｡これが結構ネックだったりします｡
･･･当たり前のことを言ってますね｡
棚にズラリと並んでいる封筒｡その中には手帳のリフィルもあれば,プリントアウトした資料｡雑誌,チラシなど｡様々なものが立て掛けられています｡
その中をいちいちチェックしないとわからないのは結構大変だと思います｡
実際大変です｡
ですから今はクリアファイルを使っています｡こうすれば少なくとも中身がわからないということは避けられますから｡
袋式で困ることのもう一つは,気軽に中身をチェックしにくいことです｡
保管してある中身を見るためには,中身を袋から出さないといけません｡ということは何の気なしに中身を見て｢ああ,こんなことを書いてあったなぁ｣などというお気楽なことはとてもできません｡
｢たしかこのあたりの封筒に必要な情報が入っていたはず｣と検索したい項目がハッキリしているときに威力を発揮します｡
｢仕事をしているときに気楽に中身をチェックできる余裕はない｣
そういう声が聞こえてきそうですし,実際その通りです｡
ですが僕自身は仕事で手帳を使うことはまれで,むしろ勉強などに使うことのほうが多いので,常に見返すようにしておきたいのです｡だから手帳も25mmのリング径のものにたっぷりのリフィルを挟み込んで持ち歩いています｡これでいつでも書き込んだ情報を見る事ができます｡
保存してあるリフィルも同じように手軽に見返すことが出来るようにしたいですね｡
野口悠紀雄さんの『｢超｣整理法』では『ポケット一つ原則』という概念を提案しています｡
これは置き場所を一つに限定することでいちいち他の場所を探す必要をなくして無駄な検索の手間をかけないようにするということです｡
その為に『押し出しファイリング』では資料を立てかける場所は本棚の一区画と限定するように勧めています｡
これをもう少しすすめて,リフィルを入れる袋を一つに絞ってみてはどうでしょうか?
そうすれば｢リフィルに書き込んだ情報はこの袋の中だけ｣とさらに探す手間が省かれると思います｡
封筒に隅のほうに｢リフィル｣という項目をチョコッと書いておくだけでリフィルを保存する際にはその封筒を引っ張り出して放りこんでおくだけで良いと思います｡
複数の袋を使うとそれだけで検索の手間も増えますから,やはり『ポケット一つ原則』は有用だと思います｡
つぎにファイルボックスについて考えてみます｡
これは長崎快宏さんが短期の保存に向いている方法として紹介しています｡
書き込まれたリフィルをこのプラスチックケースにカードのように入れて保存して机の上に置いておきます｡
必要な情報が欲しいときにその中からサッと抜き出して利用することが簡単に出来そうです｡
病院や図書館の窓口などで受診票や予約管理票を入れているのを良く見かけますね｡
それをリフィルの保存に使うのは便利が良いのでしょうか?
インデックスを使ってカテゴリ別に整理すると検索がかなり速くなりそうですね｡
ちょっと読むときだって指先でチョイチョイと手繰りながらこれはと思う分だけ取り出して読むことができます｡
もちろんちゃんと元の場所に戻さなくてはいけませんが･･･｡
これを『｢超｣整理法』で整理することも出来そうですね｡
長崎快宏さんは各リフィルのサイズのファイルボックスがあると書かれていましたが僕はこのシステム手帳用のファイルボックスを見たことがありません｡
もしかしたら大きな文具店には置いてあるのかもしれませんが,見かけたことはなかったですね｡
もともとバイブルサイズのリフィルはほぼB6のカードに近いサイズなのでこのカード(京大カードというそうです)のファイルボックスがあればそれを使うことができるかもしれません｡
つい最近も『東急ハンズ』さんなどに行ってきてみてきましたが,やはり使えそうなファイルボックスはありませんでした｡
B7のカードを入れるボックスはありましたが,B6サイズというのはありませんでしたね｡京大カード(B6サイズのカード)を使っている人はどうしているのでしょう?
いまバイブル手帳を横にしてどれくらいの大きさになって,机にどんな感じでおけるかイメージしてみました｡
どうもかなりのスペースを占拠してしまいそうです｡
僕の机のど真ん中に手帳が鎮座しているのでそのうえにファイルボックスを置く余裕はなさそうです｡
やはり今まで通り手帳に挟んだまま読み返すほうがいいかもしれません｡
せっかくスリム化できると思っていたのですが･･･｡
さて,本題｡
いま僕が採用している方式は大抵の人が行なっておられる保存バインダーを使って保管する方法です｡
これのメリットは,まずそんな手間をかけずにパラパラと読み返すことができます｡
それとある程度の厚みがありますので『｢超｣整理法』で管理しても棚の中に埋もれません｡
別の保管場所が確保できれば一番良いのかもしれませんが,すぐに手に取って見返すという場所のほうがやはり良いと思います｡
コスト的には封筒(クリアファイル)にはかないませんが,100円ショップなどで探せばかなり使えそうなものに出合えます(通常の文具店に置いてあるバインダーも安いですけどね)｡
僕が使っているのは厚いボール紙に金具をつけたタイプで,作りも100円(税抜)にしてはしっかりとしていてなかなか丈夫そうです｡
金具なんて今の『KNOXBRAIN』よりも丈夫かも･･･｡
リング径も25mmと充分な大きさを持っているので,かなりたくさんのリフィルを挟み込めます｡
それでも一杯になったらどうしましょうか?
いま現在は一冊だけのバインダーに使わなくなったリフィルを挟んでいますが,ゆくゆくはカテゴリ別に複数冊に分けてさらに見やすくしようと考えています｡
とにかく使用していると厚くなるのは避けられないのがシステム手帳の性｡
リングの大きさも決まっているのですから,全ての情報を持ち歩くのは不可能です｡
そこで保存バインダーのような保管システムが必要なのですが,そこだってすぐに一杯になってしまいます｡
と,なると2冊目3冊目のバインダーが必要になってきます｡
複数冊になったらやみくもに挟み込むのはやめてカテゴリ別に分類してみようと思っています｡
そのために今の時点で分類しながら挟み込んでいるので,いざ複数になってもかなりスムーズに分類できると思います｡
そうすることによって必要な情報がどこにあるか棚を見る段階で判断できるので検索に余計な時間が取られることはないと思います｡
その整理をする時間はどうやって取り分けたらいいのでしょうか?
正直な話これは愚問ですね｡
手帳を使っているということは,効率のいいタイムマネジメントを実践していこうとしているはずですから,整理をする時間もマネジメントすることが出来るはずです｡と,いうよりしなければいけないでしょう｡
もちろん予定表に手帳を整理する時間を記入して意識することが出来ます｡
そしてその予定が来るまでに細々としたことをやっておくためのTo-Doを作ったりもできます｡
バインダーを予め(何かのついでに)購入しておいたり,1冊目のバインダーに挟むときにカテゴリ別に分類しておいたり,ここからこの部分までを保存バインダーに挟み込んでおこうと気がついたらメモしておいておくのも良いと思います｡
そうすることによって本来なら小一時間かかる作業が10分から15分ぐらいに短縮できると思います｡
｢いつやるべきか｣の『いつ』は自分で作るものです｡
