『7つの習慣』(スティーブン･R･コヴィー:著/キングベアー出版)をご存知でしょうか?
日本では1996年に発売され,ベスト&ロングセラーとなって数多くの関連本まで出てる成功法則の本です｡

その本で語られてる第3の習慣が『重要事項を優先する』です｡

その重要事項を決めるために,第1と第2の習慣があるのですが,ここではそこまで取り上げると長くなるし,今回のテーマからそれてしまうので,あえて書きません｡

それでは,第3の習慣『重要事項を優先する』ですが,なぜこれを取り上げたのかというとここに『時間管理のマトリックス』と言うものが紹介されているからです｡

たいていの成功法則本,時間管理本にはこのマトリックスが載っていたりするので,一度は目にした方も多いのではないでしょうか｡

そこでは活動を定義する2つの軸『緊急性(すぐに対応しなければならないこと)』と『重要性(自分の目的,価値観に結びつくこと)』を交差させて,4つの領域を作り出しています｡
その4つの領域を意識することによって自分の行動の優先順位を決めやすくなります｡

それでは,このマトリックスを実際に作ってその日1日のTo-Doを作る僕の方法を紹介したいと思います｡

A･･･緊急で,重要｡その日のうちに必ずしなければいけない急ぎの用件｡

B･･･緊急ではないが重要｡自分にとって大事なこと｡特にスキルアップに関連した用件｡

C･･･緊急だが重要ではない｡自分にとってはそれほど大事ではないが他人から頼まれた急ぎの用件｡

D･･･緊急でも重要でもない｡自分にとって楽しみだけど,大切ではない用件｡いざとなったらやらずに済ませる用件｡

僕の場合は,こんな基準で振り分けています｡

ほとんどの人はABCDと各用件ごとに書いたり(大抵はABCまでですか),色分けすることによって分けるのかもしれませんが,僕の場合は色分けはカテゴリ別に分ける方法で使っていますし,ABCと打つよりも一目で,重要度･緊急度が分かりやすくなります｡

気をつけるのは,自分にとってやりたくないことをCやDの領域(重要ではない領域)に入れないことです｡やりたくなくても重要なことは山のようにありますから｡例えば仕事とか･･｡
僕は結構やってしまうのでかなり意識して振り分ける必要があります｡

それでは実践です｡横罫線のリフィルを1枚用意して下さい｡

最初に縦線を入れます｡この時まだ横線は入れません｡と,言うかもしかしたら入れないかもしれません（笑）｡
その後,その日の日付を右上隅に入れます｡

それから｢Outlook｣の予定表(通常の時間軸のスケジュール)と仕事(To-Do)を一つ一つチェックしながら,A,Bは上から,C,Dは下から埋めていきます｡

この際,先にあげた自分自身の基準で(無理やり)振り分けていきます｡

チェックボックス(□)を入れて,自分が一目見て何をやれば良いかわかる程度に短い単語で用件を書きます｡
緊急度の低い用件(BやD)にはできれば最終締め切り日を記入した方が良いと思います｡

□ 報告書を書く 10/31

と,言う感じで｡
あまり何日も先送りにしていると締め切り日になったら,緊急度の高い用件(AやC)に出世(?)するかもしれません｡特にBはコツコツとこなしていきましょう,僕（笑）｡

どうして横線を先に入れないかというと,各領域の分量が同じではないからです｡

たいていの場合AやBの分量が多くなるので先に真ん中に横線が入るとABはすぐに一杯になって続きがどこにも書けなくなってしまいます｡

それで,AとC(もしくはBとD)がドッキングした時に横線を(この場合はフリーハンドで)入れて境界線を作ります｡

それでもまだ書くことが生じたら,仕方がありません付箋紙を貼り付けて追加したり,何処か隅のほうに書き込んだりできるでしょう｡
僕の場合は別の領域に書き込んだりしています(ものすごく意味がないですね)｡

用件が終わるたびにチェックボックス(□)にレ点を入れてチェックします｡

その際,開始時刻と終了時刻を明記しておきます｡
後で,PDA(ザウルス)に実際の経過時間に書き換えるためです｡

そうする事によって,後で見返してみて
｢この作業は30分かかると思っていたけど,実際は15分ぐらいで済むんだな｡だったら,これからこの作業を予定に入れる時は,15分で組めば良いな｣
と,いうことができます｡

まあ,あまり見返すと言うケースも少ないんですけど･･･｡

そして,できる限りAやBの用件に時間をかけることによって,自分の時間(行動)をコントロールすることができるのです｡

このTO-DOは,時間の制約が少ないいわゆるルーティンワークの人に向いているかもしれません｡

とりあえず振り分けて書くことができれば,後は見ただけで何を先にやれば良いか明確にわかります｡

緊急度も重要度も高い用件から片付けていきやすいと思います｡ そうは言っても，すぐに(娯楽の)Dの用件をやってしまうんですけどね（笑）｡

人と会う仕事｡アポイントメントが多い人には難しいかもしれません｡
そういう方は通常の時間軸の付いた(バーチカルスタイル)予定表と平行して使ってみても良いかもしれません｡

ちなみに僕の場合,人との約束の予定は,チェックボックス(□)をいれて用件を書いて,その後開始時間と終了時間を入れておきます｡
それで何とかなってます｡

この予定を組む作業を朝起きてパソコン(Outlook)を起動させてすぐに始めます｡
もちろんちゃんとした予定は前日までにパソコンの中で組んでいるので,後はそれをこの『4分割To-Do』に変換させて落とし込めばいいだけです｡
4つの領域に振り分ける作業というのは,眠い目を擦りながらだと難しいですけど,眠気覚ましには良いと思います｡