この章では僕の手帳の使い方の基本的な部分を図で表しながら説明したいと思います｡

理想を言えば,バイブルサイズのシステム手帳のみで物事を片付けたいのですが,そうそう上手くはいきません｡
そこで,手帳を軸にいくつかのツール(道具)を使って情報を収集,整理しています｡

外から入ってくるいろいろな情報は,ほとんど手帳に書き込むようにしています(なかなか実践できませんが)｡
先々の予定やその日にしなければならない案件,人から教えられたこと,自分で考え出したアイデアメモ,そして将来叶えたいこと等｡

そうやって何かしら,情報(と呼べそうなもの)は僕たちの身の回りで頻繁に発生します｡
それを取捨選択してから,手帳に書き込んだ時に,もし必要な事柄を記入していなかったら!?

･･･なんてことになるかもしれません｡
後でやろうと思ったことがあったのに,それは一体なんだったのか?と,忘れてしまうことなんてしょっちゅうです｡

だから,とりあえず書きためます｡これは後でいるかいらないか,などということは意識的には考えないようにします｡
もちろん,本当に全て記録していったらいくら25mmリング径の手帳でもすぐに一杯になってしまいます｡
ですから潛在意識では,ちゃんと選んでいると思います｡

手帳に書き込まなくてはいけない情報に先々のスケジュールがあります｡基本ですね｡

これは当然,手帳の月間(カレンダータイプ)リフィルに書き込みます｡消すのが簡単なようにシャープペンシルで書きます｡
その際覚えていたら,パソコン(Outlook)のスケジューラーか,PDA(ザウルス)にも入力しておきます｡

そして,次月1週間前(だいたい23日か24日ぐらい)になったら,Outlookのスケジューラーと比較しながら,書き込んでいない予定や,ダブルブッキングをチェックします｡
それが終わってから,ザウルスの『繰り返し登録』機能を使って,ルーティンの予定を1ヶ月分入力します｡

日曜日になったら,次の週の月曜から日曜までのきちんとした予定をOutlookの『稼働日』の画面を開いて埋めていきます｡
その際も,手帳の月間リフィルを開いて相互チェックをしていきます｡

朝起きて,パソコンを起動して,Outlookを開いたらすぐにその日の予定のスケジュールを開けます｡
そして,それをチェックしながら手帳の横罫線のリフィルを開いて『□』を書いて,予定を入れてデイリーのTo-Doを作ります(このTo-Doも他人とはちょっと違うやり方をしていますがそれはまた別の話)｡

なぜ,こんな面倒くさいことをしているのかというと,それは趣味だから(笑)｡

本来なら,月間リフィルで書いた予定は,週間リフィルに落とし込むのがセオリーだと思う(もしくは最初から週間リフィルだけにしか書かない)のですが,それだといちいちページを繰らないといけないのが面倒くさい｡
だから,パソコンの画面を開いてチェックする方が楽なのです｡

ちなみにその日の予定をこなしたら,実際の行動をPDAに記録します｡
これはだいたい向こう1年間ぐらいは保存されています｡

手帳は常に手元に備えています｡

いろんな情報を書き込んだり,手帳に書いたことを読み返してみたりしたいのでほとんどずうっと持ち歩いています｡
バイブル手帳にしてから少し持ち運びが難いかな?と,感じています｡
それまではポケットサイズの手帳だったので,胸ポケットに入れてすぐに取り出せたので全然気になってませんでした｡

妻と一緒に外へ散歩に行く時もまたちょっと買い物に行く時も手に持っているので,妻に
｢おかしいから,鞄の中へ入れた方がいいよ｣と言われたので,鞄の中に入れて持ち歩くようにしました｡

そうすると,今度はいざっと言う時に手帳を取り出すのが億劫になったりします｡

そんな時のために胸ポケットにメモ帳と小さいシャープペンシルを放りこんでいます｡
だいたい手帳に書き込むようなことなのに,その手帳が取り出せない時にササッと書き込みます｡

それを帰ってから,手帳に転記します｡

たいていの人は,メモ帳にではなく『ポストイット』などの付箋紙を使ってそれを手帳に貼り付けているようですが,僕はどうもそれが苦手なのです｡
もちろん字を書くのも苦手だから,転記自体も大変です｡
でも,まだこの方法の方がましかな?

今後とも見当の余地がいっぱいある方法です｡

読書なんて外部情報の最たるものですから,これも手帳に最初に書き込むというのがベストなんですが,これに関してはちょっと方法が違います｡

僕は,『あなたも今までの10倍速く本が読める』(ポール･R･シーリィ:著/フォレスト出版)で紹介されている情報処理法の『フォトリーディング』で本を読んでいます｡

その中で記憶に定着させやすくするためにトニー･ブザン氏が考案された『マインド･マップ』を推奨しています(詳しいことは同氏著の『人生に奇跡をおこすノート術』(きこ書房)などに詳しいです)｡

それで,僕もそれに倣って『マインド･マップ』をつけているのですが,そのマップを書くのに最低でもA4サイズの紙が必要なのです｡
それで,その『マインド･マップ』専用のノートを作ってそこで書き込んだ中から,重要なもの,自分が常に持ち歩いていたいことなどを手帳に書き写しています｡

ざっと通してみましたら,結構無駄なことをやってるんですね（笑）｡
ここから先,シンプルにするか,はたまたもっと複雑になるかは,自分でもわかりませんが楽しみにしています｡

･･･本当に他人事だな｡